Afortunadamente la vida, no para de traernos cosas por hacer. Jamás se detiene. Por ello nuestro objetivo no debe ir orientado a no tener asuntos pendientes, si no a tenerlos bajo control.
Con frecuencia nuestra productividad va fluyendo a un ritmo constante, hasta que topa con algún obstáculo. Algo que produce un atasco y que ralentiza todo o parte del proceso. Son los llamados"cuellos de botella".
Para incidir sobre ellos, ante todo, hay que saber identificarlos.
Puede que sea el archivo o la gestión del e-mail que se te resiste y acumulas papeles o correos por leer o contestar. Llamadas pendientes que nunca realizas. Pedidos que no sirves o proyectos"embarrancados" que no hay forma de activar.
Los "cuellos de botella" son factores limitantes que determinan la velocidad y el tiempo en la consecución de un proceso productivo.
En términos de productividad personal, podríamos hablar que existen dos clases de "cuellos de botella" : los físicos y los mentales.
Físicos
Son obstáculos de tipo material que dificultan la consecución de una tarea.
Algunos remedios para paliarlos:
- Afilar la sierra Disponer de buenas herramientas es el modo de obtener un resultado óptimo en cuanto a calidad y tiempo en la realización de un trabajo. Adquirir un buen software, un buenarchivador, tener una mesa amplia, una impresora que no se atasque o un ventilador no debe considerarse un gasto, sino una inversión. No se trata de rodearse de lujos ni de adquirir sistemas o aparatos con prestaciones superfluas, se trata de disponer de las herramientas adecuadas para poder trabajar de forma cómoda y sin obstáculos. Es muy posible que dejes los papeles amontonados pendientes de archivar porque tu mueble archivador está a los topes y te dejas los dedos cada vez que intentas embutir un nuevo papel.
- Trabajar por lotes de tareas. Agruparlas por similitud o contexto nos facilitará el trabajo: Empezar a hacer una primera llamada "cuesta", pero una vez hecha, ya estás en "flujo" y es más fácilrealizar las otras que tienes pendientes. Racionalizar contextos y desplazamientos: Si has de ir al Banco, coge la lista de la farmacia y el resguardo del tinte que te pillan de camino.
Son los "cuellos de botella" más fastidiosos de erradicar, porque son intangibles y forman parte de tus emociones y sentimientos hacia las tareas que tienes por hacer. La procrastinación merodea casi siempre alrededor de los "cuellos de botella" mentales.
Identificar cual es la acción inmediata anterior a un "cuello de botella" nos ayudará a analizar porque el proceso se atasca en este punto y qué ocurre a nuestro alrededor o en nuestro interior que no permite que avancemos.
La clave estará en determinar: ¿Cuál es la próxima acción física a realizar? ¿Por qué no se realiza?
Algunos motivos podrían ser:
- Que no sepas o no estés preparado para hacerla y tengas que delegar.
- Que tengas que recibir instrucciones al respecto y éstas sean confusas o no lleguen. Deberás clarificar o reclamar.
- Que odies hacer esto porque alguna vez te salió mal. Piensa cuál fue el error y cómo evitarlo. Visualiza el resultado deseado.
- Que no sea de tu competencia o ya estés sobrecargado de trabajo. Aprende a saber decir NO.
- Que la tarea sea inconsistente y podrías, simplemente, dejar de hacerla.
Que tengáis un buen día.
Montse
Cuellos de botella. Factores limitantes de nuestra productividad
--
Publicado por VRedondoF para TDM el 9/21/2011 01:34:00 AM
