[AP] Un ejercicio de 3 pasos para mejorar en tu trabajo : Tablon Central semestre 2º 2011

«La culpa de mi improductividad no la tengo yo. Son los demás que no me dejan ser productivo en la oficina». ¡Cuántas veces he escuchado esto! Tu Productividad Personal no siempre depende de ti… pero SIEMPRE empieza por ti. Lo que esto quiere decir es que hay multitud de gestos y hábitos para mejorar que tú solo puedes poner en marcha. Nadie te lo impedirá. Hoy te traigo tres que a mí, cada día, no dejan de darme alegrías.

De hecho te los voy a presentar en forma de ejercicio. Te propongo un ejercicio práctico que puedes poner en marcha rápidamente, hoy mismo por ejemplo. Un ejercicio de tres sencillos pasos que, eso sí, debes cumplir a raja tabla para poder ver resultados. Son reglas básicas que cualquiera puede seguir (si hay un mínimo de voluntad) y que te proporcionarán satisfacción desde el primer instante. Cuando yo me empeño en seguir este plan, mi día es muchísimo mejor que el anterior. Y eso es importante cuando el trabajo se queda con ocho horas, ¿no?

1Ten un plan antes de empezar el día

Durante muchos años trabajé "viéndolas venir", abordando el trabajo según se presentaba, con la actitud del «a ver qué tal se da el día». Y así me fue. Para mí, uno de los gestos más sencillos, básicos y poderosos que cualquier persona puede poner en marcha, es planificar el día de trabajo empezando el día antes.

El primer paso de este tu nuevo Plan de Trabajo Personal consiste en preparar el trabajo de mañana empezando hoy. Destina los últimos 10-15-20 minutos de esta jornada a planificar cómo será tu trabajo de mañana. Y el "cómo será" debes concretarlo con estos tres puntos:

Identifica las 2-3 grandes tareas de tu día. Las tareas Clave. Pon una al comienzo del día y el resto por la mañana (o en tus horas de máxima productividad).
Identifica el resto de tareas importantes pero complementarias y menores. Distribúyelas por tu día en función de la energía y tiempo que exijan, y del resto de compromisos que tengas (reuniones, salidas…)
Identifica y agrupa las tareas manuales y mecánicas. Prográmalas para hacerlas en los momentos de baja energía o más cansancio (habitualmente al final de la mañana y de la tarde).

Pon tu plan por escrito y déjalo sobre tu mesa. Junto al teclado. Para que nada más llegar lo veas y te pongas con la primera tarea a tope.

2Haz sólo una cosa a la vez

Vivimos en la era de las distracciones, de la multitarea, de los "inputs simultaneos", de la atención dividida. De forma inmisericorde sometemos a nuestra mente a realizar saltos bruscos, a un baile constante entre tareas, a un intercambio frenético de actividades que no tienen nada que ver entre sí. Así es imposible no cometer errores y terminar el trabajo a tiempo.

Así que el segundo paso consiste en practicar de forma activa, convencida y deliberada, la Monotarea. Esto es, centrarte única y exclusivamente en una sola tarea, la próxima. Empezarla, hacerla y terminarla centrado y volcado sólo en esa tarea. Eso exige, a la vez, borrar de tu mente todo lo demás.
Este segundo paso, uno de los menos llamativos en apariencia pero prodigioso en cuanto a resultados, te obliga a dos cosas:

Olvídate del resto de cosas que tienes por delante. En ese momento SÓLO existe esa tarea. Una-a-la-vez.
Cierra (aparta, apaga, silencia…) todas las aplicaciones, herramientas, notificadores, widgets, extras y cualquier cosa que tengas delante o alrededor y que no necesites para hacer y terminar la próxima tarea.

Lo bueno de este ejercicio es que puedes empezar hoy mismo y nadie ni nada te impedirá ponerlo en marcha. ¿Te animas?

3Planifica tus distracciones digitales

Si a la mayoría de nosotros nos dicen: «Ojo, no entres en tal red social o tal blog, no vaya a ser que te distraigas. No olvides que hay trabajo por delante», ¿cómo actuaríamos? La realidad es que la práctica totalidad perdemos mucho tiempo-y-atención con redes sociales, blogs y feeds, aplicaciones, mensajería instantánea y un larguísimo etcétera de cosas que tienen lugar en nuestro monitor.

Para mí la clave desde luego no consiste en prohibir estas distracciones. Lo ideal es forjar un sano autocontrol y una positiva disciplina personal… pero eso requiere tiempo y grandes dosis de motivación. Así que el único modo que conozco de "combatir" estas distracciones es, curiosamente, garantizarlas y hasta planificarlas.

Si sabes que, quieras o no, vas a entrar en Twitter, Facebook o el blog de la esquina, acéptalo como una "tarea" más que vas a hacer. Ponla en tu plan del día y destina momentos fijos en la jornada para hacer todo eso. Por ejemplo: «A partir de hoy establezco oficialmente 3 momentos de actividad online. A media mañana, antes de comer y a media tarde».
Programando, planificando, estableciendo momentos fijos para hacer todo eso, consigues dos cosas importantes. Fíjate…

No dejas de entrar en esos sitios y estar al tanto de algo que quieres y te gusta. (Algo que sí o sí ibas a terminar por hacer.)
Despejas tu tiempo de trabajo de distracciones. Evitarás el típico "entro un minuto a ver". Te costará mucho menos avanzar por tu plan de tareas y, a la vez, centrarte en hacer una sola tarea a la vez.

¿No te pica la curiosidad? Yo te animo a poner en marcha este ejercicio. A probarlo. Total, ¿qué puedes perder? Tres pasos, tres sencillos pasos que tú mismo, hoy mismo (con la planificación de la tarde), puedes poner en marcha. Pero no puede fallar ninguno. Tienes que empeñarte y esforzarte en cuidar los tres.

Naturalmente tu Productividad diaria depende de muchos otros detalles que no menciono aquí (pero sí presentes en otros muchos posts del blog). Pero si te interesa empezar a mejorar, practicar este plan diario te pondrá en el buen rumbo. Yo procuro seguirlo cada día y cuando lo consigo doy en el clavo.